Algemeen
EventFlanders is op zoek naar een consultant om de werking van EventFlanders en het Vlaams topevenementenbeleid verder uit te bouwen. Dit houdt in: het ontwikkelen, behartigen en/of implementeren van het beleid, zodat beleidsbepalers juiste en politiek gedragen beleidsbeslissingen kunnen nemen, en initiatieven rond dit beleid opzetten, stimuleren en bewaken.
De eventmanager detecteert, screent, adviseert en evalueert (potentiële) topevenementen voor Vlaanderen en ondersteunt mee de verdere uitbouw van een Vlaams topevenementenbeleid door Vlaamse evenementen naar een hoger niveau te tillen. De dossiervoorbereiding voor validatie door de Vlaamse Regering maakt deel uit van het takenpakket; de eigenlijke organisatie van evenementen niet. Daarvoor wordt samengewerkt met professionele partners uit de sector.
Taakomschrijving
De eventmanager voert onder meer de volgende taken uit:
- Het detecteren van potentiële topevenementen (cultuur, sportief, tech & innovatie, toerisme zoals erfgoed, culinair, natuur…) die worden georganiseerd in Vlaanderen of die via internationale bidding naar Vlaanderen kunnen worden gehaald;
- Het identificeren van nieuwe opportuniteiten als katalysator voor beleidsambities en het stimuleren van sectordynamieken;
- Het screenen van potentiële topevenementen aan de hand van vooraf bepaalde criteria;
- Het uitvoeren van haalbaarheidsonderzoeken op vlak van brede maatschappelijke, economische en reputationele impact en (o.m. financiële) haalbaarheid;
- Het creëren van event formats en opnemen van een incubatorrol;
- Het continu monitoren van de wereldwijde ontwikkelingen in de evenementensector op basis van research en netwerking met het oog op het identificeren van opportuniteiten en risico’s bij evenementen van EventFlanders;
- Het opstarten, ondersteunen en beheren van biddingprocedures (bidbooks, site visits, garanties, onderhandelingen,…);
- Het onderhandelen van contracten met rechtenhouders, lokale organisatiecomités, etc.;
- Het opstellen van bestekken voor de organisatie van specifieke evenementen;
- Het strategisch adviseren, ondersteunen en opvolgen van evenementen die door de Vlaamse Regering werden gekwalificeerd als topevenement om het succes ervan te maximaliseren;
- Het afstemmen vanuit een projectleidersrol en schakelen met het ‘local organising committee’ en alle partners in de stad of regio;
- Het juridisch en financieel afstemmen in het kader van correcte opvolging en monitoring van de topevenementen;
- Het bijeenbrengen van en organiseren van overleg tussen partners en stakeholders voor de door EventFlanders ondersteunde evenementen;
- Het opnemen van projectleiderschap van door EventFlanders ondersteunende grootschalige en complexe evenementen met o.a. het organiseren en opvolgen van verschillende stuur-, project- en werkgroepen;
- Het opnemen van een actieve verbindende rol bij de multistakeholderprojecten van EventFlanders;
- Het opvolgen en stimuleren van de realisatie van brede beleidsdoelstellingen van de door EventFlanders ondersteunde events via projectmatige beleidsdomeinoverschrijdende samenwerkingen;
- Het opvolgen van budgetten van door EventFlanders ondersteunde events;
- Het verhogen en maximaliseren van de impact van evenementen door het nemen van flankerende initiatieven (stakeholdermanagement, activatie- en legacytrajecten…);
- Het evalueren van de brede impact (maatschappelijk, economisch en reputationeel) van de door EventFlanders ondersteunde evenementen;
- Het bijdragen aan de verdere uitbouw en werking van EventFlanders;
- Het mee verder vorm geven van de strategie en methodologie (bv. impactmethodologie, communicatiestrategie, duurzaamheidsbeleid, partner- & inkomstenwerving,…);
- Het mee vorm geven aan de praktische implementatie en uitrol alsook het communicatief uitdragen van het Vlaams topevenementenbeleid (bv. communicatie via website, social media, beantwoorden van aanvragen voor ondersteuning,…);
- Het rapporteren over de voortgang van de projecten binnen Toerisme Vlaanderen, via het aansturingscomité en aan het auditcomité voor Topevenementen EventFlanders;
- Het bijwonen van en bijdragen aan evenementen in binnen- en buitenland in het kader van prospectie, netwerking en kennisdeling.
De eventmanager heeft onder meer de volgende verantwoordelijkheden:
- Het bijdragen tot de ontwikkeling en implementeren van het Vlaams topevenementenbeleid;
- Het mee verder vorm geven van de strategie en de verdere professionalisering van EventFlanders;
- Het opvolgen en in goeie banen leiden van de toegewezen (potentiële) topevenementen van a tot z: screening, haalbaarheid, creatie/bidding, begeleiding van LOC, impactcreatie en -opvolging, communicatie, sturing van stuur-/project- en werkgroepen, opstart en sturing van eventorganisator, monitoring, evaluatie…;
- Het ontwikkelen, delen en onderhouden van een netwerk.
Deze taken en verantwoordelijkheden worden opgevolgd en geëvalueerd door de teamcoach Congressen & Events, in afstemming met de themaverantwoordelijke Congressen & Events.
Profielvereisten
- Minimaal opleidingsniveau: Bachelordiploma
- Gewenste kennis:
- Kennis van plannen, organiseren en budgetteren van publieksevenementen
- Kennis van marketing en PR in kader van publieksevenementen
- Kennis over de nationale en internationale publieksevenementensector
- Kennis van overheidsprocessen
- Kennis van de toeristische thema’s is een pluspunt
- Gewenste ervaring:
- Minimum 3 jaar ervaring op vlak van publieksevenementen met uiteenlopende thema’s gedurende de afgelopen tien jaar
- Ervaring in organisatieprocessen gelinkt aan het aantrekken van publieksevenementen
- Ervaring in projectmanagement
- Ervaring in samenwerken met verschillende partners/stakeholders (verschillende belangen/standpunten) via verschillende participatietechnieken
- Algemene vaardigheden:
- Je bent Nederlandstalig.
- Je hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in Nederlands, Frans en Engels.
- Je hebt het vermogen om presentaties te geven voor en klein en groter publiek.
- Je bent stressbestendig en in staat te werken tegen strakke deadlines.
- Je bezit sterke onderhandelingsvaardigheden en overtuigingskracht zowel telefonisch, digitaal als face-to-face.
- Je communiceert duidelijk, gestructureerd en vlot naar medewerkers én management, zowel mondeling als schriftelijk met aandacht voor wat er gezegd wordt.
- Je hebt een uitstekende kennis van standaard Microsoft applicaties (Word, Excel, PowerPoint) en CRM-database ervaring.
- Je bent een geboren teamspeler.
Beschikbaarheid
De opdrachtnemer moet vanaf mei 2024 of zo spoedig mogelijk daarna kunnen starten met de opdracht. Verwacht wordt dat tot betekening (per e-mail en aangetekend schrijven) zal verlopen in de loop van mei 2024. De eventmanager moet voltijds beschikbaar zijn voor de uitvoering van de opdracht.
Interesse? Download alle nodige documenten via het e-Procurementplatform en stel je kandidaat. Indienen kan tot 15 april, 14 uur. Vragen? Neem contact op met Sylvie Lejour.