Onlangs organiseerde Eventonline #MICELLORCA17, de eerste editie van een fiets incentive op Mallorca, speciaal op maat voor professionals uit de MICE-sector. Na een eerste fietsdag verzamelde Erik Wood, CEO van Eventonline en initiatiefnemer van #MICELLORCA17 het ganse peloton in uitvalsbasis Lindner Golf & Wellness Resort Portals Nous om van gedachten te wisselen, over Mallorca en MICE uiteraard.

Carolina Cordes, General Manager van Lindner Golf & Wellness Resort Portals Nous gaf evenwel eerst een inleiding over de faciliteiten van het Resort, als uitstekende MICE-bestemming, strategisch gelegen op 10 minuten van Palma en 15 minuten van de luchthaven. Bovendien beschikt het complex over vier vergaderzalen die tot één enkele ruimte kunnen worden gecombineerd, goed voor zo’n 100 personen en biedt het resort tal van incentive mogelijkheden zoals fietsen, golf of wijnproeverij om er enkele te noemen.
Na de voorstelling van het Resort vuurde Erik Wood zijn eerste vraag af. Recht toe, recht aan: Hoe bevalt Mallorca je en hoe voel je jezelf na de eerste 100 km?

Ilse Van San, Sales Manager van Antwerp Zoo Society gaf onmiddellijk toe verliefd te zijn geworden op het Balearische eiland. “Ik was hier nog nooit geweest, maar kom zeker terug met het ganse gezin. Wat een fantastisch eiland om te fietsen. Alle ingrediënten die ik leuk vind, heb je hier: lekker eten, de bergen, de zee. De mensen hier zijn zo relaxed en verdraagzaam. Onthaasten kan hier nog. Door mijn deelname ben ik uit mijn comfortzone getreden. ‘That’s where the magic happens’. Ik was vermoedelijk de grootste twijfelaar van de ganse groep omdat ik het peloton niet wou tegenhouden. Als recente fietser heb ik maar weinig fietservaring en toch een beetje schrik om in het rood te rijden. Dankzij de professionele entourage en begeleiding voelde ik me een prof de ganse rit. Dat was top.”

Jasper De Swert, Sales & Marketing verantwoordelijke Van Der Valk Hotel Beveren kende Mallorca ook niet. “Ik ben hier nog nooit geweest. Mallorca was voor mij bijgevolg een aangename verrassing: jachthaven, bergen, prachtig gewoon. Je merkt de schitterende mogelijkheden voor onze sector. Da’s super, maar vooral ook de ervaring die je hier opdoet en kan uitwisselen met alle deelnemers.”

Eric De Wagenaere, Lunchrestaurant Alice (Gent) vindt de teamspirit aanstekelijk. “Wat ik hier even kwijt wil, is de bewondering die ik heb voor de samenhorigheid in deze groep. We zijn allemaal afkomstig uit de eventsector. We kennen elkaar of niet, werken op verschillende niveaus, maar toch hebben we hetzelfde doel en dat is voor mij een prachtige ervaring.”
Erik Wood sprak tevens lovende woorden over de professionele begeleiding van Fred Rompelberg Bicycle Holidays. “De positieve instelling komt niet alleen door de eilandsfeer, maar ook door Team Rompelberg dat deel is geworden van onze groep.”

Jetse Scholma, Directeur van Fred Rompelberg Bicycle Holidays beaamt. “Onze historie ligt vooral bij fietsvakanties voor fietsende particulieren die hun vakantie bij ons boeken, die krijgen een fiets en begeleiding. Naarmate de jaren zijn we professioneel gegroeid om heel flexibel bedrijfsgroepen te gaan begeleiden. Groepen van 10 à 20 personen zijn ideaal omdat je een fietsgroep creëert met een dynamiek. Maar dé beleving die deelnemers bij ons zoeken, is zich een weekje wielerprof wanen. Met onze volgwagen, fietsmecanicien, reservemateriaal, masseur, e.d. zorgen wij daarvoor. Door jezelf een beetje prof te wanen, ben je even weg uit je normale leven, zelf noem ik het ‘therapeutisch sporten’, dit werkt regenererend door het leven even terug te herleiden tot fysieke inspanning, lekker eten, sporten en met enthousiaste mensen samen zijn. Iets wat je niet altijd kan bereiken in het dagelijkse leven.”
Wanneer Erik Wood de vraag stelt of de deelnemers opnieuw wensen in te schrijven, krijgt hij een unanieme ‘ja’. Iedereen wil terug mee volgend jaar. Er bestaat zelfs reeds een wachtlijst. Bijgevolg gooit Erik een volgende vraag in de groep: Zou Mallorca een bestemming kunnen zijn voor uw buitenlandse incentives?

Olivier Meyskens, verantwoordelijke incentives bij Event Masters bevestigt. “Spanje en de Balearen hebben altijd op onze prioriteitenlijst gestaan. Het probleem is echter de negatieve connotatie die we ervan in België hebben, het blijft een moeilijke bestemming om te verkopen. Wat voor Mallorca een stap vooruit zou zijn, is rechtstreekse vluchten van een Belgische luchtvaartmaatschappij het ganse jaar door. Verder biedt het eiland inderdaad tal van opportuniteiten.”
Erik Wood polst vervolgens naar de snelle evolutie in de digitale wereld de afgelopen vijf jaar. Is de MICE-sector ook geëvolueerd? Moet dit op een andere manier benaderd worden?

Oliver Meyskens: “De sector heeft zich moeten heruitvinden na de crisis van 2008, het was een ‘struggle for life’ voor iedereen. Sinds 2011 zijn we stilaan uit dat dal aan het groeien. En op een totaal andere manier. Digitaal is daar één van de redenen van, maar ook de manier van omgaan met personeel, respect naar klanten toe, service … ik merk toch wel een mentaliteitswijziging.”

Ann Fidlers, Manager van ‘Horta Grand & Art Nouveau Zaal’ en ‘Het Paleis op de Meir’ vindt het moeilijker geworden. “Door de crisis wachten grote bedrijven last minute om hun events te organiseren. Wij moeten constant snel schakelen, in korte tijd veel organiseren. Nu moet de sector dicht bij de datum heel veel verwezenlijken. Het is bijgevolg constant een uitdaging om topkwaliteit te leveren. Door het digitale tijdperk is iedereen tevens over-geïnformeerd wat ook niet altijd gemakkelijk is. Omdat je een persoonlijke benadering nodig hebt om mensen over de streep te trekken. Da’s niet altijd evident in onze sector.”
Erik Wood polst vervolgens naar de nieuwe trends.

Pascal Cauwelier, Fast Forward Events: “We moeten sowieso rekening houden met nieuwe trends. Social media, VR, dat wordt allemaal geïntegreerd in events. Na de crisis merkten we dat er veel events worden georganiseerd in eerste instantie om de interne communicatie te verzorgen. Eerst iedereen intern overtuigen van de boodschap, de visie waar het bedrijf naar toe wil en daarin investeert om dan later naar de buitenwereld, naar de klanten te communiceren. Events worden niet gekker in vergelijking met vroeger, integendeel, eerder rustiger. De gouden tijden toen alles kon en mogelijk was, zijn voorbij. Budgetten verhogen weer, maar niet om gekke dingen te doen. Klanten willen kwaliteit, waar voor hun geld.”

Johnny Machiels , Event Masters voegt eraan toe: “Klanten weten perfect wat een event kost. Klanten zijn niet zo onwetend meer zoals vroeger. We merken de tendens dat klanten datum, locatie en cateraar reeds hebben, maar ons de opdracht geven om een concept te maken als toegevoegde waarde voor hun event. Da’s het gevolg van de digitalisering, van Google die ervoor zorgt dat je alles online vindt, behalve creativiteit.”

Pieter Allaerts, Director of Sales & Marketing Dolce La Hulpe Brussels vindt dat vandaag meer de nadruk ligt op het vinden van een ervaring voor je klanten. “Het gaat niet over het boeken van een kamer, vergaderzaal of beamer, maar eerder hoe kan ik een totaalpakket maken zodat die klant achteraf naar huis gaat met een wauw-gevoel. Klanten zoeken belevingen, niet enkel een kamer of event.”
Erik Wood wil vervolgens weten of de deelnemers merken dat het moeilijker werkt in de sector en wat met de nood aan kwaliteitslabels?

Pieter Allaerts, Dolce La Hulpe: “Wat vooral verbeterd is tussen de eventbureaus en de venues is de communicatie. Die is meer open boek.”

Ann Fidlers vindt van wel. “Op beleidsvlak wordt het ons moeilijk gemaakt. Door de komst van de  ‘witte kassa’, is meer administratie nodig ten opzichte van de beperkte inzetbaarheid van personeel. In een evenementensector is dat heel moeilijk en resulteert dat in een papiermolen aan inschrijvingen, dubbele teams die moeten worden opgesteld, dubbele uniformen die moeten worden uitgedeeld, twee keer zoveel briefings, enz. Onze operationele krachten dienen, naast hun job ‘on the field’, ook sterk onderlegd te zijn in administratie om juist heel die papiermolen rond te krijgen. Op beleidsvlak zijn wij nu aan het lobbyen om dat te verbeteren. Door wat boven onze hoofden werd beslist, kunnen wij minder flexibeler zijn naar onze klanten. En da’s natuurlijk jammer en frustrerend.”

Ilse Van San: “Wie hebben daar minder last van als venue. We bestaan reeds 175 jaar, wij zijn een instituut dat allang vasthangt aan regeltjes. Op een event hadden wij sowieso al twee teams zitten. Voor ons maakt dat geen verschil nu. Maar het klopt wat Ann zegt. Als je een event organiseert, moet je mensen hebben die kunnen blijven doorwerken. De mensen willen dat wel, maar het systeem laat dat niet toe.”

Jasper De Swert: “In Nederland wordt bijvoorbeeld reeds met vergaderlabels (www.vergaderhamer.nl) gewerkt. Wij hebben die ook. Ik denk dat dergelijke labels bij ons nog niet echt gekend zijn. Die vergaderlabels zijn vrij streng. Zo wordt bijvoorbeeld gecontroleerd of de aircofilter regelmatig wordt gereinigd. In België is dit niet zo gekend en biedt het nog geen toegevoegde waarde momenteel om voor een vergaderruimte met dergelijk label te kiezen. In Nederland wel.”

Pascal Cauwelier: “Eventplanner heeft een locatie checking tool, om te controleren of een venue aan alles voldoet om een event te organiseren. Da’s wel interessant. Ook een drukkingsinstrument naar venues toe om in orde te zijn inzake veiligheid bijvoorbeeld.”

Johnny Machiels: “Dat zou het een stuk eenvoudiger maken. Als organisator moet je contact nemen in je informeren inzake keuring, brandveiligheid enz. Als dat effectief allemaal correct wordt opgevolgd door een instantie dan weet je als eventorganisator welke venues je kan gebruiken en welke niet.”
Als afsluiter wil Erik Wood nog weten hoe de deelnemers 2017 inschatten aangezien hijzelf als zaakvoerder van Eventonline de start van het nieuwe jaar als positief ervaart.

Vincent Jacobs, Director of Sales van Crowne Plaza Antwerpen: “Afgaand op de start zit 2017 op het zelfde niveau als vorig jaar wat trouwens een goed jaar was. Als deze trend wordt verder gezet dan wordt 2017 absoluut een topjaar.”

Skander, Skander Horeca Personeel: “Wij zijn reeds tien jaar actief in Nederland en net gestart in Antwerpen. Onze dienst slaat goed aan. Iedereen is positief. We gaan meer omzet draaien in 2017. De geluiden van onze opdrachtgevers zijn ook positief.”

Aan het einde van de groepssessie vraagt Jetse Scholma van Fred Rompelberg Bicycle Holidays aan de MICE-specialisten nog enkele goede tips om naast het peloton particulieren meer bedrijfsklanten binnen te halen. Als dank voor de professionele fietsbegeleiding regent het uiteraard nuttige tips.