Voor de uitbreiding van ons team zijn we op zoek naar een Event Coördinator.
Functieomschrijving
Taken:
Tijdens de voorbereiding van het event:
Je werkt nauw samen met de Sales & Marketing Coördinator, die zorgt voor een vlotte overdracht nadat een dossier wordt bevestigd.
Je woont voorbereidende vergaderingen met organisatoren bij en zorgt voor een vlot plaatsbezoek in het BMCC.
Je vraagt de catering aan bij preferentiële cateraars van het BMCC en bespreekt dit verder met de klant en cateringpartner.
Je bekijkt samen met de klant welke audiovisuele wensen er zijn en volgt dit verder op met de Facility Coördinator en eventuele onderaannemers.
Je maakt een draaiboek van het evenement (onthaal, timings, techniek, catering, op- en afbouw, …) en bespreekt dit met de klant tijdens voorbereidende meetings, site visits, …
Je coördineert extra wensen van de klant via eventuele onderaannemers (meubilair, standenbouwer,…).
Je vult proactief en tijdig alle informatie tot in het detail in de planningstool in.
Je stemt alle afspraken af met de diverse teams binnen het BMCC.
Tijdens het event:
Jouw aanwezigheid tijdens het event is essentieel voor het opvolgen van het hele draaiboek volgens alle gemaakte afspraken, ook de financiële. Bij eventuele problemen weet je creatieve oplossingen te bieden.
Je bent het centraal aanspreekpunt voor de klant en koppelt gedurende het event terug naar de diverse teams van het BMCC.
Je bent het centraal aanspreekpunt voor de cateraar en andere betrokken partners (audio/video, meubilair, standenbouw, …)
Na het event:
Je coördineert samen met de Facility Coördinator van BMCC de afbouw van het event.
Je zorgt voor een goede debriefing na het event met alle onderaannemers en met de klant.
Je maakt een evaluatie op van het event en weet leerpunten voor de toekomst te detecteren.
Je maakt alle administratie in orde en verzorgt de facturatie van het event in samenspraak met de directie.
Andere taken:
Algemene ondersteuning op vlak van rapportering, sales en administratie.
Voorbereiding, realisatie en follow-up van site visits.
Algemene rapportage en klassement.
Aanbod:
We bieden een boeiende baan met een uniek nieuw product en ruimte voor persoonlijke initiatieven binnen een team in volle groei.
We bieden een salaris conform je capaciteiten en aantrekkelijke extralegale voordelen (hospitalisatieverzekering, aanvullend pensioen, maaltijdcheques, kilometervergoeding, terugbetaling trein- en/of busabonnement).
We bieden een voltijds contract van onbepaalde duur.
Je bureau is zeer vlot bereikbaar met het openbaar vervoer of met de wagen.
Functievereisten
Profiel:
Je hebt een bachelor diploma en/of relevante werkervaring in een gelijkaardige functie.
Je spreekt perfect Nederlands, hebt een zeer goede kennis van het Engels (mondeling en schriftelijk). Extra talen zijn een plusplunt.
Je inzet en goede communicatievaardigheden maken van jou een klantgerichte medewerker.
Je bent technisch en vooral organisatorisch sterk onderlegd en hebt oog voor detail.
Je bent flexibel en denkt oplossingsgericht.
Kennis van de toeristische sector en/of de beurs- en congreswereld is een pluspunt.
Je bent een echte teamplayer. Je werkt in een klein team en bent niet bang om af en toe ook andere taken van collega’s over te nemen.
Je bent bereid om te werken met flexibele uren, avond- en weekendwerk.
Je werkt zowel zelfstandig als in team, bent goed georganiseerd en kan overweg met deadlines.
Voorwaarden:
Je slaagt voor een selectieprocedure bestaande uit een schriftelijke en een mondelinge proef en een persoonlijkheidsonderzoek op het profiel van de functie.
Deadline kandidaturen:
13/9/21