Een evenement organiseren is niet eenvoudig. Je moet rekening houden met heel wat zaken zowel voor, tijdens als na je event. Er komt dus meer bij kijken dan enkel een datum prikken en een locatie vinden.
In deze nieuwsbrief leggen we 5 belangrijke pijlers uit bij het organiseren van een evenement.
1. Stel het doel van het event centraal
Hoe je ook te werk gaat, het belangrijkste is om te beginnen met de doelstelling van het evenement en deze altijd voor ogen te houden. Alle partijen en betrokkenen moeten hiervan ook op de hoogte zijn. Of het nu om een personeelsfeest gaat van 100 genodigden of een productlancering met 1000 gasten. Wanneer het doel duidelijk is zal het event van begin tot einde beter georganiseerd zijn.
2. Goede doordachte keuze van de locatie
Een geschikte locatie voor je evenement zoeken is vaak de moeilijkste opdracht maar meestal de belangrijkste. Sommige bedrijven vinden het lastig om in te schatten wat wel en niet mogelijk is binnen de zalen van de locatie. De eventlocatie bepaalt voor een groot deel het succes van je event dus laat je goed informeren alvorens je beslist. Leer hier ons concept en team kennen
Onze tip: maak een checklist met alle factoren die het succes van je evenement bepalen.
Wat zet je zeker op je checklist om te zien of de locatie bij je event past?
- Type event
- Het doel
- Aantal bezoekers
- Mogelijkheden locatie
- Multimedia en audiovisuele benodigdheden
- Catering en in welke set up
- Parkeergelegenheid
3. Zorg dat de communicatie tussen de verschillende partijen goed loopt
Streef naar open communicatie. Zorg ervoor dat je als organisator van tevoren weet wie de eventmanager of locatieverantwoordelijke is op de locatie van het evenement. Ook is het handig om deze voor te stellen aan de contactpersoon binnen het bedrijf zodat ze samen het draaiboek kunnen opmaken en doornemen.
Een draaiboek is onmisbaar zeker als het event tot in de puntjes verzorgd moet zijn. Dankzij een draaiboek weten alle betrokken partijen waar en wanneer ze precies moeten zijn en wat ze juist moeten doen. Er kunnen geen praktische zaken vergeten worden en zo vermijd je discussies.
4. Kies de juiste formule en kwaliteit van catering
Wanneer je een event organiseert is de manier waarop je het eten serveert minstens even belangrijk als wat je aan je genodigden geeft. Er zijn tal van mogelijkheden, van een zakelijk diner met bediening aan tafel tot spectaculaire live cookings of een walking dinner. Kortom je keuze van catering set up hangt af van de locatie, de timing, de doelstelling van het evenement en het last but not least het budget.
5. Hou uw budget goed in de gaten
Een goede budgetbeheersing is noodzakelijk! Een budget opstellen doe je niet zomaar, het is een uitgebreide taak dus houd het achteraf goed in de gaten. Vaak is het lastig om na te gaan of het aantal consumpties die op het factuur staan ook daadwerkelijk kloppen. Maar dat is een stukje vertrouwen dat je aan de locatie geeft. In de meeste gevallen kan je kiezen voor een forfaitaire prijs.
Onze tip bij het opmaken van je budget: reken 10% van je budget extra voor onvoorziene kosten.
Hoe zouden we dit kunnen aanpakken? Een gedreven team met jarenlange ervaring bespreekt samen met u het verloop van het evenement. Met steeds onze professionele en warme aanpak kunnen wij samen uw doelstellingen bereiken.
Naast bovenstaande biedt DOCK 3 u diverse, polyvalente zalen geschikt voor bedrijfsfeesten, productlanceringen, personeelsfeesten en zakelijke diners…
Wilt u graag meer info of een afspraak maken? Contacteer ons.
DOCK 3 – jimmy@dock3.be – +32 3 295 54 65 – www.dock3.be
Bekijk deze klant ook op Eventonline: