Technologische en social media upgrades hebben de deur geopend naar nieuwe manieren om online verbinding te maken, van virtuele museumtours tot live Q&A’s met astronauten in de ruimte.
Zelfs enkele van de grootste conferenties zijn geheel of gedeeltelijk digitaal verlopen. Door evenementen zoals deze online te laten doorgaan, kunnen de kosten en de CO2-voetafdruk verlagen en het bezoek toegankelijk maken voor een breder publiek. Van live-tweeting tot livestreaming: bedrijven en organisaties organiseren virtuele evenementen op het internet.
Dus, is uw bedrijf klaar om digitaal te gaan?
Wat is een virtueel evenement?
De kans is groot dat je een webinar online hebt bijgewoond, een on-demand training hebt gevolgd of een vergadering hebt bijgewoond met behulp van een videoconferentietool. Misschien heeft u zelfs een conferentie bijgewoond vanuit uw luie zetel. Dit zijn allemaal voorbeelden van virtuele evenementen. Een virtueel event is een evenement waarbij individuen het evenement en de inhoud ervan online ervaren in plaats van dat ze fysiek aanwezig zijn.
Als het gaat om uw volledige evenementenprogramma, kunnen virtuele evenementen worden toegevoegd aan de mix van evenementen die u organiseert, evenementen die u bijwoont en uw interne evenementen. Virtuele evenementen zijn geen vervanging voor andere soorten evenementen, maar een nieuw type om toe te voegen en om uw hele programma te verbeteren.
Hier zijn de vier belangrijkste soorten virtuele evenementen:
- Webinars
Met een typische 45 tot 80 minuten durende webinar, kunnen aanwezigen uit de hele wereld virtueel deelnemen en luisteren terwijl één of meer sprekers de inhoud presenteren. Bedrijven kunnen kosten in rekening brengen voor deelname aan webinars met behulp van online betaaldiensten of deze kunnen gratis worden aangeboden.
Webinars maken doorgaans gebruik van videoconferentie-tools die het mogelijk maken om vragen te stellen, de mogelijkheid bieden om live of een vooraf opgenomen video te presenteren en achteraf als ‘on-demand’ worden aangeboden. Door hun eenmalig educatief karakter hebben webinars het goed gedaan met 100% virtueel bezoek.
- Virtuele Conferenties
Net als bij face-to-face conferenties zijn virtuele conferenties opgebouwd rond een live, uitgebreide agenda met keynotes, sessies, breakouts en meer. Virtuele conferenties bevatten inhoud voor meerdere sessies en kunnen hulpmiddelen voor de betrokkenheid van de aanwezigen omvatten. Hoewel de virtuele conferenties niet zo effectief zijn in termen van potentiële klanten te identificeren en te netwerken als bij een face-to-face evenement, stellen ze de deelnemers in staat om de keynotes in real-time te bekijken, hun eigen agenda op te stellen op basis van relevante, on-demand content en te interageren met andere deelnemers.
- Interne Hybride Evenementen
Dit zijn vergaderen voor lokale en regionale ambtenaren, verkoopkick-offs, bedrijfsbrede evenementen, trainingen, afdelingsvergaderingen en meer. Voor organisaties die landen of zelfs continenten overkoepelen, worden interne hybride evenementen gebruikt om een boodschap te delen aan het hele bedrijf wanneer medewerkers niet allemaal op dezelfde plaats zijn verzameld. Hoewel het geweldig zou zijn om elke werknemer naar het hoofdkantoor van uw organisatie te vliegen, zou het ongelooflijk duur zijn, en de benodigde planning zou tijdrovend zijn. De op één na beste optie is het organiseren van evenementen die deels persoonlijk, deels virtueel zijn.
- Externe Hybride Evenementen
Deze evenementen worden gehouden voor mensen buiten uw organisatie. Het kan gaan om gebruikersconferenties of industrieconferenties. Deze evenementen vereisen een hoger niveau van videoproductie, zodat de virtuele deelnemers een vergelijkbare kwaliteit krijgen als de individuele deelnemers. Deze evenementen maken het mogelijk voor deelnemers, die niet in staat zijn om naar het evenement te reizen, om deel te nemen en te leren. Het is een uitdaging om dezelfde waarde te bieden bij externe hybride evenementen, omdat de deelnemers in persoon vrijer kunnen netwerken en zich gemakkelijker met de inhoud kunnen bezighouden dan de deelnemers aan een virtueel evenement.
Waarom een virtueel evenement organiseren?
Virtuele evenementen worden om dezelfde redenen gehouden als evenementen in persoon: om de boodschap van uw bedrijf over te brengen om leads en inkomsten te stimuleren, acceptatie te stimuleren en loyaliteit op te bouwen. Vergader- en evenementenplanners maken al jaren de keuze tussen persoonlijke, virtuele en hybride evenementen.
Hier zijn enkele redenen waarom u zou moeten overwegen om een virtueel of een hybride evenement te organiseren:
Toegankelijkheid
Terwijl het evenement nog steeds in persoon wordt gehouden, kunt u met de virtuele opties aanwezigen die niet in staat zijn om persoonlijk aanwezig te zijn, tegemoet komen
Budget
Uw organisatie moet kosten besparen en door virtueel te gaan door middel van kleinere evenementen en webinars, kan u het bespaarde budget hiervn alloceren aan uw grootste evenement van het jaar, dat het grootste aantal leads oplevert. Het helpt ook om een virtuele of hybride optie te hebben wanneer de reisbudgetten van de deelnemers een bezorgdheid zijn.
Als je geen andere optie hebt
Of het nu door het extreme weer, reisverboden of een daad van God is, je bent gedwongen om je face-to-face evenement virtueel te maken in plaats van het te annuleren.
Bent u klaar om in de virtuele wereld te duiken?
U heeft besloten dat u een virtueel of hybride evenement wilt of moet plannen. Dus hoe doet u dit?
Vertrouw op de kennis van de BluePoint Venues evenementen-experten en het technische ondersteuningsteam!
De BluePoint conferentiecentra in Antwerpen, Brussel en Luik beschikken over alle benodigde apparatuur en de beste technische ondersteuning voor professionele live-streaming van al uw evenementen!
BluePoint biedt op maat gemaakte streaming-pakketten aan met inbegrip van cameraverhuur, technische assistentie, het maken van een webpagina om uw evenement uit te zenden, evenals andere opties die ze u graag laten zien tijdens uw volgende bezoek!
Maak gerust een afspraak via marketing@bluepoint.be of contacteer hen via +32 2 706 88 00.
Prachtige locatie voor congressen en seminarie’s – BluePoint Brussels