Holiday Inn Gent Expo zoekt Event coördinator deeltijds

Functieomschrijving

Zorg jij er voor dat onze vergaderzalen iedere dag weer bruisen van activiteit?! Voor ons Banquet Sales team zoeken wij een gedreven en enthousiaste nieuwe collega. Het betreft een part time vacature binnen een hecht en informeel team dat er dagelijks voor zorgt dat de vergaderaccommodatie van ons prachtige hotel zo goed mogelijk wordt verhuurd.

Kom jij ons team versterken?

Takenpakket :

· prospectie:

uitvoeren van de nodige prospectie om nieuwe en bijkomende business voor het hotel aan te trekken op basis van beschikbare contacten en databases en zo bij te dragen tot het realiseren van de doelstellingen op het vlak van revenu (leggen van telefonische contacten (Past events, cold calls), uitnodigen van prospecten voor een bezoek aan het hotel, Sales Blitz, Client event,…);

· commerciële opvolging van aanvragen voor seminaries en evenementen

instaan voor de verwerking van aanvragen voor seminaries en evenementen, gaande van het eerste contact tot de afsluiting en opvolging, zodat een optimale gastentevredenheid wordt gegarandeerd (beantwoorden van telefonische aanvragen, checken van beschikbaarheid, plaatsen van reserveringen in optie en opvolging, opmaken en opvolging contracten , verwelkomen van regelmatige klanten in het hotel, opvolgen van specifieke verzoeken van de klant, after sales calls,…)

· administratie

uitvoeren van alle noodzakelijke administratie rond de verwerking van aanvragen voor seminaries en evenementen (opmaken offertes en contracten, dagprogramma, opmaken mailings, klassement, boekingen, weekprogramma, opstellen van menu’s, opmaken van slides voor vergaderzalen, opmaken van function sheets,…)

· Social Media/Marketing

Facebook, LinkedIn & Instagram : je beschikt over de nodige creativiteit om de social media pagina’s te onderhouden. Klantenmailings, advertenties & intern Marketing materiaal behoren ook tot het takenpakket.

· rapportering

rapportering aan de sales & marketing managers teneinde een goed zicht te verschaffen op de stand van zaken en te anticiperen op mogelijke acties (actualiseren van databanken, opportunity pipeline, maken van forecasts,…);

· revenu management

zicht houden op de business, trends en bewegingen binnen/buiten het hotel om de beschikbaarheid en prijzen van banqueting hierop af te stemmen en zo de vooropgestelde doelstellingen in revenu te realiseren (onderhandelen van prijzen, rekening houden met mogelijke business uit lokale gebeurtenissen, opvolgen van sales leads,…);

· interne communicatie

onderhouden van de noodzakelijke interne communicatie met het sales en reservations departement en alle operationele departementen teneinde de gemaakte afspraken met de klant correct uit te voeren (doorgeven van wekelijkse function sheets en informatie, afspreken wie de klant zal verwelkomen, doorgeven van wijzigingen over arrangementen, deelname Banquet Sales meeting, deelname morning meeting, deelnemer Be Ready meeting e.d.).

Profiel

– Je beschikt over de nodige organisatievaardigheden.
– Commercieel en klantgerichtheid is je hoofdprioriteit

– Je bent een teamplayer.

– Je bent zeer flexibel, bereid om ‘s avonds en in het weekend te werken.

– Je barst van de creatieve ideeën. En je voert ze ook even enthousiast uit.
– Structuur en planning zijn je tweede natuur.
– Je denkt en werkt proactief en productief.
– Communicator zowel geschreven als mondeling (N/F/E).
– Vertrouwd met het gebruik van social media tools.
– Passie voor Sales en geen drempelvrees.

Jobgerelateerde competenties

  • Een kostenraming opmaken en samen met de klant een contract opstellen voor de dienstverlening
  • De behoeften van de klant identificeren en naargelang de verwachtingen adviseren
  • Evenementen organiseren voor: Privé en particulieren
  • Evenementen organiseren voor: Professionals
  • De realisatie van een evenement plannen, de animatie en het verloop uitwerken

Persoonsgebonden competenties

  • Commercieel zijn
  • Contactvaardig zijn
  • Zin voor nauwkeurigheid hebben
  • Plannen (= ordenen)
  • Zich kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden (flexibiliteit)
  • Creatief denken (Inventiviteit)
  • Klantgerichtheid
  • Omgaan met stress
  • Resultaatgerichtheid
  • Regels en afspraken nakomen
  • Zelfstandig werken
  • Samenwerken als hecht team

Aanbod
* deeltijds contract : 24u
* Hospitalisatie verzekering
* Opleidingen binnen het hotel en IHG Group
* Personeelsvoordelen van de IHG Group

Plaats tewerkstelling

HOLIDAY INN GENT EXPO
MAALTEKOUTER 3 9051 GENT

Waar en hoe solliciteren?