Vacature Eventsector: Eventplanner voor PXL-Next

Ben jij onze nieuwe Eventplanner? Hogeschool PXL is met meer dan 10000 studenten en 1300 medewerkers een toonaangevende hogeschool in de regio. In het dynamisch netwerk van Hogeschool PXL dagen we elke partner vandaag uit om samen de toekomst te ontwerpen. Doordrongen van identiteit en praktijk leiden we ondernemende, geëngageerde, creatieve professionals en kunstenaars op. We werken samen aan oplossingen met organisaties in onderzoek en dienstverlening. We claimen kwaliteit in een innovatieve en multidisciplinaire omgeving die vlotheid en tegelijk sérieux uitstraalt.

Hogeschool PXL heeft voor PXL-Next een externe vacature op contractuele basis voor:

FUNCTIECONTEXT Eventplanner PXL-Next

In 2021 sloegen Hogeschool PXL en SYNTRA Limburg de handen in elkaar. Hieruit ontstond een unieke alliantie op vlak van opleiding en onderwijs die resulteerde in PXL-Next!

Met PXL-Next zet Hogeschool PXL voluit in op het realiseren van haar doelstellingen op vlak van levenslang leren en van maatschappelijke dienstverlening. PXL-Next is dé referentie voor levenslang leren in de regio en biedt state-of-the-art-congresinfrastructuur voor maatschappelijke dienstverlening en events. PXL- Next stelt zowel haar expertise als haar gebouwen en infrastructuur ter beschikking van bedrijven, instel- lingen en scholen en verbindt én versterkt zo haar professioneel netwerk. PXL-Next-events verhuurt deze infrastructuur en uitrusting aan zowel B2B als B2C voor de organisatie van evenementen en zakelijke bij- eenkomsten zoals vergaderingen, studiedagen, opleidingen…

We zetten in op het verbinden van externe stakeholders met eigen docenten en alumni. Hiervoor stelt PXL-Next niet enkel haar infrastructuur maar ook eigen knowhow ter beschikking, voor het aanbieden en organiseren van eigen events en activiteiten in co-creatie met haar partners.

PXL-Next faciliteert ook levenslang leren met een zeer ruim niet-regulier onderwijsaanbod van zowel ver- volgopleidingen als postgraduaten, maar ook permanente vorming, gaande van langlopende cursussen tot eendaagse nascholingen, studiedagen en symposia.

FUNCTIEOMSCHRIJVING

PXL-NeXT is op zoek naar een gepassioneerde eventplanner die instaat voor de praktische organisatie en coördinatie van alle evenementen, opleidingen, studiedagen, jobbeurzen, … Om deze events in goede ba- nen te leiden werk je intensief samen met de logistieke en campusmedewerkers en PXL-catering.
Het is jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat onze infrastructuur optimaal benut wordt. Je beantwoordt alle aanvragen van zowel de interne als externe klanten en slaagt erin om de business te confirmeren dankzij je productkennis, commerciële feeling, oog voor detail en bovenal hospitality voor elke klant en gast.

Je maakt deel uit van een gedreven team en rapporteert rechtstreeks aan het diensthoofd van PXL-Next.

Je takenpakket bestaat concreet uit :
• Je behandelt zowel in- als externe reserveringsaanvragen voor events/vergaderingen en je bent verantwoordelijk voor de administratieve verwerkingen en opvolging hiervan in het reserveringssys- teem;

PARTNER IN DE ASSOCIATIE “UNIVERSITEIT – HOGESCHOLEN LIMBURG”

  • Je bent verantwoordelijk voor de opmaak en opvolging van offertes op maat van de klant;
  • Je kunt (potentiële) gasten informeren en adviseren tijdens een locatiebezoek over onze faciliteiten en daarbij horende arrangementen en prijzen;
  • Je maakt deel uit van het PXL-Next team met wie je permanent samenwerkt en afstemt. Je communiceert voortdurend met de operationele teams van logistiek en catering;
  • Je staat in voor de planning van de evenementen, voor de praktische organisatie en nazorg. Je speelt accuraat in op de wensen en behoeften van de gasten – in samenwerking met de operationele teams – om een zo optimaal mogelijke gastenbeleving te creëren;
  • Je prospecteert de potentiële markt en klanten en maakt hiervoor gebruik van gerichte kanalen;
  • Je maakt overzichten van reservaties en registreert data voor intern gebruik;
  • Je maakt gebruik van social media om evenementen kenbaar te maken;

PROFIELOMSCHRIJVING Wat wij vragen :

  • Je beschikt over een professioneel bachelor diploma (of hieraan gelijkgesteld) en je hebt een eerste werkervaring m.b.t. de organisatie van opleidingen en/of (event)planning;
  • Ook kandidaten met een graduaatsdiploma dat voldoet aan de voorwaarden voor een aanstelling in het niveau B (zie https://overheid.vlaanderen.be/Bijlage02 ) komen in aanmerking, indien ze minstens 2 jaar relevante beroepservaring kunnen voorleggen.
  • Je hebt een rijbewijs B en eigen vervoer;

Wat jij moet kunnen:

  • Je hebt een talent voor plannen en organiseren met oog voor detail. Je hebt zin voor orde en syste- matiek;
  • Je kan vlot werken met diverse ICT-toepassingen (o.a. Officesoftware, MS Teams) en je leert gemak- kelijk nieuwe systemen aan;
  • Je beschikt over een hands-on mentaliteit zodat je proactief kan inspelen op de noden van de klant en onvoorziene omstandigheden. Je werkt altijd oplossings- en resultaatgericht ook in stressvolle si- tuaties;
  • Hospitality zit in je genen en je weet deze efficiënt in te zetten;
  • Je bent contactvaardig en bezit een heldere manier van communiceren, die je efficiënt kan aanpassen naargelang de aard van de boodschap en de doelgroep;
  • Je hebt een sterk gevoel voor verantwoordelijkheid en organisatiebetrokkenheid;
  • Je kan zelfstandig werken en je functioneert ook efficiënt als teamplayer;
  • Je bent flexibel qua arbeidstijd voor frequent avond- en weekendactiviteiten;

De professional die wij zoeken:

Ben jij een ondernemend en dynamisch professional die open staat voor vernieuwing?
Heb je empathie en ben je bereid om je job met ‘passie’ uit te voeren en daarvoor samen te werken met studenten, medewerkers en externen?
Dan bezit jij de “X-factor” en nodigen wij jou graag uit om te solliciteren! (http://www.pxl.be/Pub/PXL/Onze-missie.html)

ONS AANBOD

Hogeschool PXL, centraal gelegen in het hart van Limburg. Roots in de regio, met blik op de wereld. Je mag rekenen op een uitdagende functie met ruimte voor het opnemen van verantwoordelijkheden en met oog voor de mogelijkheden om uw talenten verder te ontwikkelen. Je komt terecht in een innovatieve en multidisciplinaire omgeving die hartelijkheid en ernst uit- straalt. Je mag je verwachten aan een aantrekkelijk statuut en vakantieregeling. Terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, een fietsvergoeding, laptop, aantrekkelijke cateringvoorwaarden en tal van andere voordelen zijn inherent.

Aanstelling

De contractuele aanstelling kan ingaan na afronding van de selectieprocedure (of wanneer technisch mo- gelijk). De aanstelling wordt jaarlijks verlengd en is vanaf het 3de jaar van onbepaalde duur.

Salarisschaal

De inschaling gebeurt op bachelorniveau in overeenkomstige salarisschaal B11 (equivalent 581) Voor meer informatie: https://data-onderwijs.vlaanderen.be/salaris/schalen/

Naast anciënniteit in de openbare sector kan ook relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige worden toe- gekend, conform het hogescholendecreet. De maximum toegekende anciënniteit voor deze functie bedraagt 10 jaar, tenzij de automatisch toegekende beroepservaring deze termijn overschrijdt. Deze nuttige beroepservaring kan worden toegekend mits het voorleggen van de noodzakelijke bewijsstukken binnen de maand na indiensttreding en onderzoek van het volledige dossier. De anciënniteitsbepalingen voor interne kandidaten zoals eerder verworven, blijven behouden.

UW KANDIDAATSTELLING EVENTPLANNER PXL-NEXT

Solliciteren voor deze functie kan tot uiterlijk 15/1/2023 en uitsluitend via ons elektronische sollicitatie- tool SES : http://ses.pxl.be. Je kan ons via deze weg je cv, diploma’s, motivatiebrief, … bezorgen.

Je kan rekenen op een discrete behandeling van je kandidatuur.

Selectieprocedure

  • Preselectie op basis van CV en motivatiebrief is mogelijk en afhankelijk van het aantal kandidaten.
  • Kandidaten die op basis van CV en motivatiebrief geselecteerd worden voor deelname aan het selectieproces, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek op 23 of 24 januari 2023.
  • Je voldoet bij indiensttreding aan de algemene toelatingsvoorwaarden zoals bepaald in de Codex Hoger Onderwijs.

Je vindt alle informatie over de aangeboden betrekking en de selectieprocedure op de website van de PXL: www.pxl.be/jobs.