Het zoeken en kiezen van de juiste evenementenlocatie is een belangrijke factor voor het slagen van een event.
De locatie, haar bijhorende karakter en de omgeving is essentieel. Deze dragen immers bij tot de beleving van het event.
Een locatie kan het event maken, maar ook kraken…
Triple Tree helpt je graag bij het kiezen van deze juiste evenementenlocatie. Ze overlopen graag met jullie een checklist voor de eerste stappen die hierbij ondernomen moeten worden.
Begin intern
Intern zit vaak een schat aan informatie. Waar heeft het event in het verleden plaatsgevonden? Welke events en waar hebben collega’s events bij gewoond? Wat waren goede en minder succesvolle locaties? Waarom?
Dit zijn de eerste inzichten en geeft een goede basis over wat voor jouw event belangrijk is.
Waar?
De ligging van de locatie is de meest logische en effectieve volgende stap. Deze stap maakt dat je het zoekgebied kunt verkleinen. Natuurlijk hoe kleiner het zoekgebied, hoe minder keuze. Hou rekening met de doelgroep. Van waar moeten ze komen en wat ligt “centraal” voor hen?
Capaciteit en grootte
Hier is het belangrijk om de doelstelling te kennen en het te verwachten aantal genodigden. Er bestaan eenvoudige regels om de vereiste m² te kennen volgens type event. Triple Tree neemt die graag met je door.
Niet alleen grootte maar ook type event is van belang
Het soort event is een belangrijk aspect voor de keuze van de juiste locatie. Buiten het soort event is de uitstraling en de sfeer een belangrijke factor. Past de locatie bij het doel van het event? Roept de locatie de juiste sfeer op? Moeten we aanpassingen doen om de juiste sfeer uit te stralen? Dit is een sterk bepalende factor voor het succes van uw event.
Bereikbaarheid
Bekijk kritisch hoe je de locatie kan bereiken. Is het s’avonds even gemakkelijk bereikbaar dan in de namiddag (wanneer je de scouting hebt gedaan)? Hoe zit het met parking? Is er openbaar vervoer? Bestaat er een routebeschrijving? Hoeveel pijlen moeten we voorzien om de gasten naar de locatie te loodsen? Bereikbaarheid is een heel belangrijk aandachtspunt.
Prijs, kwaliteit en budget
De locatie moet natuurlijk ook binnen het budget passen. Bekijk steeds de prijs/kwaliteitsverhouding.
Let op voor variabele prijzen en het verplicht samenwerken met cateraars en technische partners.
Is de prijs van een locatie de prijs voor die locatie?
Niet altijd. Sommige locaties werken met vaste partners (meestal catering, techniek, hostesses). Zij doen dit omdat deze een commissie betalen aan de locatie. Deze commissie varieert van 5% tot 25%(!). Dit maakt dat een goedkope locatie op het einde van de rit niet meer zo goedkoop is.
Deze bovenstaande punten bieden een houvast en geven de belangrijkste stappen voor het zoeken naar een geschikte locatie.
Wij hebben door onze jarenlange ervaring een perfect overzicht van de mogelijkheden, de valkuilen en de kansen.
Triple Tree betrekken bij het zoeken en kiezen van een juiste locatie heeft tal van voordelen. Eén groot voordeel is dat wij vaak objectiever naar een locatie kijken en daarnaast ook een heel goed inzicht hebben in wat de logistieke voor-en nadelen zijn.
Specifieke vragen of wensen? Laat het ons weten, wij delen graag onze kennis en ervaring.
Bekijk deze klant ook op Eventonline: