Een Event Planner moet elke actie die wordt ondernomen bij het plannen van een event volledig kunnen argumenteren, begrijpen en analyseren. Als dat niet mogelijk is dan zouden de volgende fouten herhaaldelijk gemaakt kunnen worden:
#1: Het onnodig moeilijk maken voor de bezoeker
Wat eenvoudig lijkt voor een Event Planner, kan verwarrend en moeilijk overkomen voor de leek. Bezoekers hebben een duidelijke uitleg nodig vooraleer ze verder kunnen.
De R.S.V.P.: Het online inschrijven voor een evenement lijkt gemakkelijk, maar als iemand het nog nooit heeft gedaan, kan het blijken dat er toch meer bij komt kijken. Indien er twijfel mogelijk is, zullen er hoogstwaarschijnlijk complicaties optreden.
Op de locatie: Stel u wilt tijdens een event dat de bezoekers zich van punt A naar punt B verplaatsen. Natuurlijk kan u niet zeggen ‘ik zie u daar’. Als u dit doet zullen de bezoekers de weg kwijt geraken of veel te laat aankomen. Om ze te helpen, van de ene plek naar de andere te komen, voorziet u het beste dat er genoeg aanwijzigingen zijn. U kunt zelfs enkele vrijwilligers inzetten die de bezoekers de juiste kant op wijzen.
TIP: test op voorhand met collega’s of enkele bekenden of zij de aanwijzingen begrijpen en goed kunnen opvolgen.
#2: Eventtechnologie gebruiken om de verkeerde redenen
Tegenwoordig wordt u overspoeld met tools, apps en platforms die een positieve invloed zouden hebben op de ROI van uw event. Het is begrijpelijk dat u zich overweldigd voelt, want welke tool is werkelijk van toegevoegde waarde? Bedenkt dat de enige reden waarom u deze tools en apps nodig heeft is om het plannen van uw event te vergemakkelijken en problemen op te lossen.
Zo kunt u tijdens uw event bepaalde apps inzetten zodat bezoekers meer interactie hebben op uw evenement.
TIP: Vraag uzelf af waarom u een specifieke tool wilt gebruiken. Welke problemen kunnen er verholpen worden? Wat zijn de positieve en negatieve aspecten? Door antwoorden op deze vragen te formuleren komt u uiteindelijk tot de conclusie welke middelen van toegevoegde waarde zijn.
#3: Een te grote focus op logistiek in plaats van op de ervaring
Elke Event Manager krijgt er keer op keer mee te maken, die enorme draaiboeken met alle onderdelen die gedaan moeten worden. Planning is key maar belangrijker nog, houd het de doelen in het vizier! Een event organiseren draait om veel meer dan alleen de logistieke kant. De beleving van de bezoeker wordt grotendeels bepaald door de uitvoering van uw inspanningen.
Als u te veel focust op de logistieke onderdelen dan verliest u de beleving en de visie van het event uit het oog. Op het moment dat u zich in deze situatie bevindt, bekijk dan de doelen van het event opnieuw. Vraag uzelf af hoe de bezoekers zich zullen voelen, loop alle besluiten nog eens na en zorg vooral dat ze overeenkomen met het algemene idee.
TIP: Stel op meerdere momenten de vraag: Waarom? Stel een duidelijk doel voor ogen alvorens u begint.
Conclusie
Wees vooral niet bang om fouten te maken als een Event Manager. U kan alleen maar leren van uw fouten en verbeteringen aanbrengen. Houd tijdens de voorbereiding van uw event de doelen en de beleving van de bezoeker goed in het vizier en zorg dat ze op elkaar zijn afgesteld.
Graag helpt DOCK 3 u met het organiseren van een succesvol event waarbij fouten vermeden worden. Met ons gedreven team dat jarenlang ervaring heeft in het organiseren van events, denken wij graag met u mee. Door onze professionele en klantgerichte aanpak kunnen wij samen met u, uw doelstellingen waarmaken.
Wilt u graag meer info of een afspraak maken? Neem vandaag nog contact met ons op!
Bekijk deze klant ook op Eventonline: